Министарство културе и информисања на основу члана 24. Закона о задужбинама, фондацијама и фондовима („Службени гласник СРС“, број 59/89) и члана 71. Закона о задужбинама и фондацијама („Службени гласник РС“, бр. 88/10), као републички орган надлежан за послове културе, надлежно је да цени целисходност оснивања фондова и доноси решење о одобрењу оснивања, води регистар и прописује податке и начин вођења регистра.
Формални услови за оснивање фонда представљају документа неопходна за регистрацију фонда, промену податка уписа у регистар и гашење фонда. Ова документа се достављају писарници Министарству културе и информисања, улица Влајковићева бр. 3, први спрат, канц. бр. 63.
Документа за регистрацију фонда су следећа:
- Захтев за регистрацију који потписује оснивач или пуномоћник, са пратећим пуномоћјем;
- Акт о оснивању Одлука о оснивању, када је оснивач правно лице. Уговор о оснивању, када су оснивачи више правних лица. Акт о оснивању мора да садржи назив правног лица које се оснива, седиште, податке о оснивачу (матични број и ПИБ), циљеве правног лица у оснивању, органе управљања, лице овлашћено за представљање и за заступање, одређено по функцији, средства тј. имовина фонда и карактер својине, посебну одредбу којом се утврђује у којим случајевима фонд престаје са радом, ко доноси одлуку о томе, у којој форми и шта се дешава са преосталим средствима након гашења фонда. Акт о оснивању треба да буде потписан од стране свих оснивача или од стране пуномоћника по специјалном пуномоћју;
- Правила фонда, садржина је иста. Овај документ мора у свему да се поклапа са оснивачким актом, али се њиме и посебно утврђује ближи начин остваривања циљева, надзор над радом, мере обезбеђења намемског коришћенја средстава;
- Доказ о имовини, тј. средствима-када је новац у питању, потребно је доставити оригиналну Потрвду из банке о срествима депонованим на име оснивања фонда (30.000,00 динара) које уплаћује оснивач. Када је у питању непокретност-доказ о власништву оснивача коју прати изјава воље о преносу власништва на фонд у оснивању, оверена у суду, када су у питању књиге или друге вредности-потврда овлашћеног процењивача о вредности имовине;
- Одлука оснивача о именовању лица овлашћеног за представљање и за заступање фонда, са копијом личне карте и ОП обрасцем;
- Одлука оснивача о именовању чланова Управног и Надзорног одбора или именовању лица који су органи управљања;
- Извод из Агенције за привредне регистре за правна лица, Извод из другог регистра или Извод из суда за друга правна лица (извод не сме бити старији од 6 месеци од дана подношења захтева);
- Доказ о седишту фонда- извод из катастра непокретности, уговор о купопродаји, уговор о закупу оснивача као закупца, (не фонда будући да није стекао својство правног лица, јер га стиче уписом у регистар), који прати посебна сагласност закуподавца да се на датој адреси региструје седиште;
- Такса за захтев број: 840-742221843-57 модел 97 позив на број 50-016, прималац: Буџет Републике Србије, износ: 320,00 динара.
Уколико је захтев за регистрацију формално уредан, Министарство културе и информисања утврђује целисходност оснивања фонда и доноси одговарајуће Решење у року од 15 дана, од дана пријема захтева.
Документа за промену података уписа у регистар фонда, су следећа:
1.Захтев (навести сврху, односно промену податка уписа) потписан од стране оснивача или пуномоћника, са пратећим пуномоћјем;
- Копију Решења о оснивању фонда;
3.Одлуку оснивача или Управног одбора о промени податка уписа у регистар;
- Такса за захтев број: 840-742221843-57 модел 97 позив на број 50-016, прималац: Буџет Републике Србије, износ: 320,00 динара.
Документа за гашење фонда и брисање из регистра, су следећа:
- Захтев за гашење фонда, потписан од стране оснивача или пуномоћника, са пратећим пуномоћјем
- Одлуку о престанку рада фонда (навести разлог гашења и шта је са преосталним средствима, уколико их има на рачуну фонда)
- Копију Решења о оснивању;
- Такса за захтев број: 840-742221843-57 модел 97 позив на број 50-016, прималац: Буџет Републике Србије, износ: 320,00 динара.